Facturar electrónicamente no es difícil — lo difícil es empezar con la información desordenada. Esta es la ruta corta que le explicamos a cada empresa que llega a Cuentyx.
Lo primero: no es solo “la factura”
El ecosistema de documentos electrónicos incluye más piezas de las que la gente imagina:
- Factura electrónica de venta — la principal.
- Notas crédito y débito — para corregir o ajustar.
- Documento soporte — cuando compras a alguien que no factura.
- POS electrónico — el tiquete de mostrador también se reporta.
- Eventos RADIAN — acuse, recibo del bien y aceptación, claves si tus facturas circulan como título valor.
Un buen proveedor tecnológico cubre todos en el mismo plan; si te cobran cada documento como módulo aparte, suma antes de firmar.
El certificado digital: obligatorio, no opcional
Para firmar los documentos ante la DIAN necesitas un certificado de firma digital vigente. Dos cosas que conviene saber:
- Tiene vigencia (normalmente 1 o 2 años) y hay que renovarlo — pon la fecha en tu calendario tributario.
- Algunos planes lo incluyen y otros no. En Cuentyx, los planes de mayor volumen lo traen incluido (1 o 2 años según el plan) y en los planes pequeños se adquiere junto con el plan.
Dimensiona por documentos reales, no por optimismo
El error clásico: contratar el plan por el número de facturas de venta y olvidar que las notas, los documentos soporte y el POS electrónico también consumen documentos. Revisa cuántos documentos emitiste el último trimestre (todos los tipos), proyecta el año y elige el rango con algo de holgura. Cambiarse de plan a mitad de año es posible, pero planear es más barato.
Checklist antes de emitir la primera factura
- RUT actualizado con la responsabilidad de facturación electrónica.
- Certificado digital vigente y cargado.
- Resolución de numeración DIAN asociada.
- Datos maestros limpios: clientes con NIT/cédula, dirección y correo.
- Prueba en el set de habilitación antes de salir a producción.
Con eso listo, la primera factura sale en minutos — y las siguientes solas, si tu facturación está conectada al punto de venta y a la contabilidad en la misma plataforma.