La nómina electrónica dejó de ser novedad hace tiempo, pero los rechazos y las inconsistencias siguen apareciendo — sobre todo en empresas que la generan con una herramienta desconectada de su nómina real. Estos son los errores que más vemos y cómo cerrarles la puerta.
1. Transmitir con datos del empleado desactualizados
Cambios de tipo de documento, de nombre o de tipo de contrato que se actualizan en la carpeta de talento humano… pero no en el sistema que transmite. Solución: una sola fuente de datos para liquidar y transmitir.
2. Clasificar mal devengos y deducciones
Bonificaciones registradas como salario, auxilios que van por el concepto equivocado, horas extra sumadas al básico. El documento se acepta, pero la información queda inconsistente frente a renta y a seguridad social. Solución: parametrizar los conceptos una vez, con revisión del contador, y no tocarlos cada quincena.
3. Olvidar las notas de ajuste
Si liquidaste mal y corregiste, la corrección también se transmite. Dejar la nota de ajuste “para después” es la forma más fácil de acumular diferencias entre tu contabilidad y lo reportado.
4. Reportar seguridad social que no cuadra con la PILA
La DIAN cruza. Si el IBC de la nómina electrónica no conversa con la planilla, tarde o temprano llega la carta. Solución: liquidar nómina, seguridad social y transmisión desde el mismo motor de cálculo.
5. Transmitir fuera del plazo
El documento soporte tiene fecha límite mensual. Un equipo que transmite manualmente “cuando se pueda” termina pagando sanciones por días de diferencia. Solución: automatiza la generación al cerrar cada periodo de nómina.
6. No conservar los XML
El PDF bonito no es el soporte: el XML firmado sí. Guárdalos organizados por empleado y periodo — los vas a necesitar en una visita o en un proceso laboral.
7. Depender de una persona
Si solo una persona del equipo sabe transmitir, tus obligaciones dependen de sus vacaciones. Documenta el proceso y deja el sistema configurado para que cualquier perfil autorizado pueda ejecutarlo.
El patrón detrás de los 7: casi todos nacen de tener la liquidación en un lado y la transmisión en otro. Con la nómina de Cuentyx la liquidación, la seguridad social y el documento soporte salen del mismo cálculo — lo que transmites es exactamente lo que pagaste.